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紙請求書のリスクから解放される方法
請求書を紙管理する場合、請求書が紛失したりして再発行の必要性があったりしますよね？
INVOYの電子化機能を活用することで、これらの課題を解決しながら、経理業務の効率化とコスト削減を実現できます。
当記事では具体的な導入ステップと成功事例を紹介します。
電子化で得られる4つのメリット
1. 紛失リスクの完全排除
- クラウド保存: 請求書を自動でクラウド上にバックアップ
- アクセス制御: 権限管理で閲覧者を限定可能
- 検索機能: 取引先名・日付で即時検索
2. コスト削減効果
| 項目 | 紙請求書 | INVOY電子化 |
|---|---|---|
| 印刷費 | 月1,000円 | 0円 |
| 郵送費 | 月3,000円 | 0円 |
| 再発行費 | 月2,000円 | 0円 |
| （※月20件発行の場合の試算） |
3. 業務効率化
- 自動データ化: 受領した請求書を5秒で電子化
- 一括処理: 複数請求書を同時アップロード可能
- 自動仕訳: freee連携で経理作業を80%短縮
4. 法令対応の簡易化
- 電子帳簿保存法: 要件を満たした形式で7年間保存可能
- インボイス制度: 適格請求書発行事業者に対応
3ステップで完了する導入手順
1. 初期設定
- アカウント作成: 公式サイトで無料登録（5分）
- 取引先登録: CSVアップロードで50件まで一括登録
- 支払い方法設定: ビジネスカードを優先登録
2. 請求書電子化の実践
- スキャン方法: スマホカメラでPDF化→アップロード
- 自動処理: メール受信した請求書を自動取り込み
- OCR精度向上: 手書き部分は校正モードで修正
3. クラウド連携設定
- freee連携: API接続で自動仕訳作成
- Googleドライブ同期: バックアップを二重化
- アクセス権限: 経理担当者のみ閲覧可能に設定
導入事例：デザイン事務所の場合
課題
- 月50件の請求書管理で年間3回の紛失発生
- 再発行に1件あたり30分要し、年間15時間損失
解決策
- INVOYで全請求書を電子化
- 取引先ごとにフォルダ分類
- 自動バックアップをNASとクラウドで二重化
成果
| 指標 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 紛失件数 | 3件/年 | 0件 |
| 経理時間 | 20時間/月 | 5時間/月 |
| コスト | 月6,000円 | 月0円 |
よくある質問Q&A
Q1. 手書き請求書は電子化可能？
→ OCRで自動認識可能（精度98%・要校正）
Q2. 電子帳簿保存法の要件は？
→ INVOYが自動対応（真実性・可視性要件を満たす）
Q3. 過去の紙請求書はどうする？
→ スキャン後アップロード（バーコード付与で管理容易）
INVOY導入が請求書の管理に与える影響
1. 業務効率の飛躍的向上
- 自動データ化: 請求書をアップロード後、5秒でOCRが金額・振込先・期限を自動抽出13。
- 一括処理: 複数請求書を同時アップロードし、ステータスを一元管理13。
- クラウド連携: freeeやマネーフォワードと連携し、自動仕訳で経理作業を80%短縮37。
2. コスト削減効果
| 項目 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 印刷費 | 月1,000円 | 0円 |
| 郵送費 | 月3,000円 | 0円 |
| 再発行費 | 月2,000円 | 0円 |
| （※月20件発行の場合の試算） |
3. リスク管理の強化
- 紛失防止: クラウド保存で紙書類の物理的紛失リスクを完全排除。
- セキュリティ: 電子帳簿保存法対応の暗号化保管で改ざん防止。
- 支払漏れ防止: リマインド機能で期日超過を自動検知。
4. 法令対応の簡素化
- インボイス制度: 適格請求書の自動作成機能を標準搭載。
- 電子帳簿保存法: 真実性・可視性要件を自動満たす形式で7年間保存。
5. キャッシュフロー改善
- カード決済: 最大60日間の支払い猶予で資金繰り安定化。
- 早期入金: 「INVOYカード請求」で取引先からの入金を加速。
導入事例による実証効果
- デザイン事務所: 月50件の請求書管理で、年間3回の紛失がゼロに。
- EC事業者: 経理作業時間が月20時間→5時間に短縮。
- フリーランス: 手数料コストを月9,000円→3,750円に削減。
注意すべき課題
| 項目 | 影響 | 対策 |
|---|---|---|
| 手数料負担 | 10万円以下は一律3,000円 | 少額請求書を統合 |
| OCR誤認識 | 手書き文字の読み取り誤り | 校正モードで修正 |
| 学習コスト | 新機能の習得に時間要する | 公式チュートリアル動画を活用 |
総合評価
INVOYは請求書管理の「電子化」「自動化」「一元化」を実現します。
さらに、業務効率・コスト削減・リスク管理の3軸で劇的な改善をもたらします。
特に電子帳簿保存法とインボイス制度への対応が自動化される点は、中小企業にとって大きなメリットです。
ただし、少額取引の手数料設計には注意が必要です。
【まとめ】今すぐ実践する3つのアクション
- INVOY無料登録: 5分でアカウント作成
- スマホでテストスキャン: 1件の請求書を試しに電子化
- freee連携設定: 自動仕訳ルールを3パターン作成
特典情報: 2025年4月現在、初回登録で電子化支援ツールキット無料プレゼント1
